「マメな人は大掃除は不要」を経営に応用する。

年末の風物詩といえば大掃除ですが、僕の友人に、大掃除をしたことがないという人がいます。
決してものぐさというわけではありません。
普段からマメに掃除をしているので大掃除の必要がないということです。

マメに行うと大ごとにならないのは仕事も同じで、特に、ミーティングをマメに行うと経営は非常にスムーズに進みます。

逆に、マメに行わないと、大掃除のようなミーティングを強いられることになります。
そういうミーティングは、まずは、メンバー各人の進捗報告から始まりますが、人数が５人もいればそれだけで３０分もかかってしまいます。
さらに、フタを開けると問題が山積みになっていることが多い。
さらに、ミーティングで頭を使うと、それだけで充実感を感じ、仕事をした気になるのでタチが悪いと思います。

そもそも、なぜミーティングが長くなるのでしょうか。
原因と対策を１つ１つ見ていきたいと思います。　

❚ 部下同士の「横のつながり」がない。

まず考えられるのが組織の形です。
従来の組織形態では、リーダーと部下が１対１で繋がり、報連相を通じ仕事を進めてきました。この形だと、すべての意思決定がリーダーを通じ行われるため、ものすごく時間がかかるんですよね。
それを、下図の右側の形態にし、必要な時にメンバーがサッと集まって解決すれば問題が山積することはありませんし、メンバー間の学び合いが活性化し解決力も高まります。

❚ チーム単位にミッションを与える。

先ほどの、リーダーと部下が１対１で繋がる組織では、全体像の把握はリーダーが行い、部下は自分に割り当てられた仕事だけに集中することになります。このような運営をしていると、部下に「ミッションは何か？」と聞くと、自分の領域だけを答えます。
全体を観る視点を育てるためには、チーム単位にミッションを与える必要があります。
すると、自然とメンバー間の「横のつながり」が濃くなり、学び合いと助け合いが活性化します。　

❚ １人１人の進捗がひと目で分かる情報管理を行う。

リーダーを介さずに、自律的にプロジェクトを運営するためには、プロジェクトの進捗がひと目で分かる仕組みが欠かせません。
例えば、模造紙で良いので、全員のタスクと進捗が分かる一覧表があると上手くいきます。

日々の朝礼などで、全員で一覧表を見ながらミーティングを行います。
各人の進捗は、見れば分かるので説明の必要はありません。マメにミーティングを行えば、問題が大きくなることもありません。
司会者が「何か問題を抱えている人はいますか？」と尋ね、なければミーティングは終了です。

マメなミーティングは、時間を奪うと勘違いされがちですが、そんなことはありません。
むしろ、時間とエネルギーにゆとりをもたらします。
年末の大掃除をしなくて済むように、日々の積み重ねを大切にする…そんな感覚で、ミーティングを見直してみてはいかがでしょうか。
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