会議が単なる業務通達、報告会になっていたら、この方法が有効

会議をどの様に進めていますか?
社長の挨拶から始まり、議題を説明してそれに基づき話し合うというのが一般的ですが、そのスタイルでは活発な意見、アイデアはなかなか出ない、そう考えています。

むしろ公式な場ではない、雑談の中で、例えばカフェなんかで「あの件、どうすればいいかな?」なんて自由に話し合った時の方が素晴らしいアイデアが出ますよね。

今日は、闊達な話し合いで上質なアイデアを出すためには、会議を型にはめないことが大切だという話です。

非公式で行われる、カフェでするようなミーティングが有効

会議が単なる業務通達か報告会になっているケースが多いと思います。
僕が知っている会議は、ほぼ100%司会者がいて「時間になりましたので会議を始めたいと思います」なんてパターンが多い。
「それでは、まず社長の挨拶から…」
で、つまらない話が始まり(笑)その後、業務通達に移る。
社員に発言を求めることもありますが、それは発言したくて喋ったわけじゃなく、求められたから喋ったという感じ。

人が集まる最大のメリットが活きませんよね。
「三人寄れば文殊の知恵」と言いますが、人が集うことで、創発が起きます。
これがミーティングの価値です。

それを破壊するのが型にはまった会議スタイルです。

非公式で行われる、カフェでするようなミーティングを開く方がいいと考えています。

最初にアイデアを出して、それをもとに全体像を描く

冒頭の社長の挨拶は不要です(キッパリ)
これがあるだけで、一瞬で上下関係の枠が出来上がってしまうからです。
「上から下へ」という枠組みを象徴するものだからです。

僕がこのことに気付いたのはPTAの会長をやった時でした。
役員のお母さんたちが集まると、もう動物園状態でペチャクチャ喋りっぱなしなんですわ(笑)会議の時間になって、「えー、それでは…」と司会が仕切ると一瞬で雰囲気が固くなってしまう。
僕のような男性脳の持ち主は、会議の進行がセオリー通りでないと気持ちが悪いのです。
セオリーというのは、まずは理念・目的を説明し、それに則り具体的な話に進めていくやり方です。
理念→戦略→戦術って順番です。

よく言う、「根→幹→枝→葉」の順序で組み立てる方法です。

僕はPTAでその方法を壊しました。
会議が始まる前の雑談状態から、自然に本題に入るようにした。
会長の挨拶なんて無しにしました。

会議の目的だけを最初に文書で通知し、集まったらワイワイガヤガヤと自由に発言できるようにしたのです。

そうするとアイデアがバシバシ出るんです。
アイデアというのは「葉」のことね。
「例えば、夏だから子ども達、かき氷があったら喜ぶわよね〜」なんて感じ。
僕からすれば、かき氷なんてどうでもいいわけですがね(笑)

それを司会者がメモしていき、ホワイトボードに全体像を描いていくのです。

IMG_0350

最後に、「根、幹、枝、葉」の全体が完成します。
順序が逆というわけ。

全体像を見た参加者は、自分たちのアイデアが活かされた事業計画になっているので主体性を感じます。

上質なだけでなく、実行性も高い、そんな計画ができます。

僕は、会社でも夢新聞協会でも、会議はこのスタイルでやるようにしていますが、ものすごく効果が出ますよ。

会議を型にはめないこと。

そにためには無秩序のようにアイデアを出して、それを調整し全体をデザインする手法が有効だと考えます。

まあ、社長の挨拶は、最後に「みんな凄いね〜、ありがとう!」で良いと思いまよ。

それでは今日も素敵な1日をお過ごしください。

 

 

 

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米澤 晋也

米澤 晋也

1971年長野県生まれ。株式会社Tao and Knowledge代表 株式会社たくらみ屋代表 一般社団法人夢新聞協会理事長。
指示・命令をしなくても自分たちで課題を発見し行動できる組織「指示ゼロ経営」を提唱する。
1人1人が自由に行動し、創造性を発揮しながらも調和する、Jazzのジャムセッションのような組織です。
特に2代目、3代目経営者が自分の組織を創るための実務を得意としています。
著書に「リーダーが『何もしない』とうまくいく」がある。

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