報連相が自分の成長のためではなく上司のためになっていないか?

日報を社員に書かせている会社は多いと思いますが、果たして効果はあるのかと疑問に思うことがあります。
上司のために書いている、そんな用途だったら止めてしまった方が良いとさえ思います。
日報は上司が部下を管理するためではなく自己成長のために書くのだから。

では、どんな日報、報連相だった成長に貢献するのか?
今日はそんなことを考えたいと思います。

管理のための日報には作文が多い

以前にとある会社の社員さんが営業日報についてグチをこぼしていました。
100%上司のために書いているからです。
それがかなり細かい。
訪問件数や面会率、どんな会話をしたのか、そして見込みをABCランクで評価する欄まであるそうです。
管理のためにあるのだからヤル気は起きません。で、どうなるかと言うと「作文」を始めるのです。
作文とは「嘘の活動」のことです。記入している時に考えていることは「頑張った感」を出すことだそうです。
彼いわく「作家になれるかも?」です 笑
う〜ん、転職した方が良いかも?と思うほどの表現力でした。

そんなものを書くのに膨大な時間を費やすのだからムダも甚だしいと思いました。

さらにムダなのは上司に提出した時の指導です。作文に対し真面目にアドバイスをするのだから悲しくなってしまいます。
即刻廃止した方が良いと思いました。

とは言っても日報そのものが悪いわけではありません。
「書く」という行為で行動が変わりますからあった方が良いと考えるのです。

では何が問題なのか?
それはPDSの丸ごと…「ひとしごと」を任せていないことだと考えます。
P(たくらむ)→D(やる)→S(振り返る)のPを上司がやりDを部下がやりSを上司がやるという分離が良くないのだと。
まさに「上司が頭脳、部下は手足」の構図ですよね。
これでは自発的な成長は期待できません。

「ひとしごと」任せることが大切です。

PDSのサイクルはチームで回す

さて、PDSを自らやると言ってもここにも課題があります。今は正解のない時代ですから有効なPがなかなか思いつかないのです。
しょぼいPだと成果が出ないので負け癖だけが蓄積されてしまうのです。
だからPを充実させることが大切だと考えるのです。

ではどうすれば充実するのかと言えば、「三人寄れば文殊の知恵」だと思います。
そして学び合うことだと。
1人で考えさせずにチームでたくらむことで豊かなアイデアが出ます。チームでたくらむと行動への勇気が出ますし、上手く行かなかった時に再度チャレンジする意欲も出ます。チーム内での学び合いも起きるでしょう。

チームぐるみでたくらんで素晴らしい営業をしている会社があります。
大手銀行なのですが、一番最初は女性(声がかわいい)が電話をしてくるのです。要件は「社内報で若手で活躍している社長を紹介するコーナーがあり取材をしたい」とのこと。
「若手…」その言葉の響きも素晴らしいのですが、僕の脳内には、その女性の前で朗々と語る自分がいました。

「2人で伺います」とのひとことに少し変な予感がしましたが僕は当日を楽しみにしていました。
そして当日…スーツを着た男性が隣にいるではありませんか…しかもソイツがいいヤツなのです。そしてコンビネーション抜群なのです。男性が専門的な質問をしそれに僕が答える、すると女性が「すご〜い!!」と目を輝かせる。

楽しくしゃべり無事に社内報にも載り僕は彼女らが大好きになりました。

それから訪問を断ったことはありません。で、半年後に投資信託の商品を買いました。

あの時の女性社員の目の輝きの正体は「ドルマーク」だったのです。

詳しく話を聞いたところ、その営業スタイルは現場が三人寄れば文殊の知恵で創り上げたそうです。
チームでP(たくらむ)すると実行の際の役割も自分たちで自発的に決まりやすくなります。
そしてS(振り返り)でも知恵が生まれぐんぐんレベルアップしていきます。

こうなった時に日報は初めて有効活用されるのだと考えています。

それでは今日も素敵な笑顔と声で過ごしましょう!

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米澤 晋也

米澤 晋也

1971年長野県生まれ。有限会社共和堂代表取締役
指示・命令をしなくても自ら考え行動する社員を育て、社長が掲げるビジョンに向かい1つになる組織を創る方法論「指示ゼロ経営」の実践組織Tao&Knowledgeを主宰する。
1人1人が自由に行動し、創造性を発揮しながらも調和する、Jazzのジャムセッションのような組織です。
特に2代目、3代目経営者が自分の組織を創るための実務を得意としています。

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