社員が自由に発言し素敵なアイデアが出る会議にする3つのポイント

会議でいつも社員が下を向いて黙っている。
発言が自由に行われず1人1人順番で発言する。
そういう状態の会議はおそらく社長・上司だけが喋っていると思います。
それでは時間を割いて集まる意味がないよね?

会議の目的は「何かを決める」こと。
1人では出せないアイデアをみんなの知恵で出していくためにあると思います。
それ以外は紙に書いて配れば済むと思います。

ちーんとした会議をワイワイガヤガヤの活性した会議にするには何が必要なのでしょうか?

楽しい上に全員が得をする、そんな会議にしよう

会議の活性化には、次の3つの要件が必要です。
「ゴールと制限時間」「心理的安全性」」「社長は黙っている」

ゴールと制限時間は、要するに「この会議が終わる時間に、何が得られているか?何が決まっているか?」を明確にすることです。
当然のことですが、定例的に行われている会議はこれがないことが多いと思います。
一度、社員さんに「今日は何をするために集まったんだっけ?」ととぼけて訊いてみて下さい。答えられない場合は会議が形骸化している証拠です。

次の「心理的安全性」は、発言が否定されない、馬鹿にされない、素の自分でいられるということです。重苦しい会議に出た経験、あるでしょ?
偉い人がスーツを着て最前列に構えていて、持論を偉そうに語る。一応カタチだけ「皆さんの意見を聞かせてくれ」とは言うが、言うと全力で反論される、または「参考にする」で終わっちゃう…(笑)
創造ではなく責任追及の場になっている会議もあります。
1人ずつ経過報告をして、それを偉い人が腕組み&目を閉じて聞いている…
まあ、こんな感じの会議ではできるだけ目立たないように下を向いているのが賢いよね?

こういう顔をしたヤツがいると空気が重くなる(笑)

心理的安全性が確保された会議は、立場・肩書を超えて自由に発言できます。
発言をみんなが聞いてくれる、馬鹿にされない、肩書は関係なく素の自分でいられる。
そんな会議は活性化して良いアイデアが出ますよね?

で、それで得をするのは全員です。
楽しい上に全員が得をするのだから、やらない手はないと思いますが、これが結構厄介なのです。
人はつまらないプライドを持っているからです。
同時に、集団の状態は「みんなで」つくり出しているから、みんなで活性化に貢献しないと実現しないから。

そこで社長の役割が重要になると考えます。

リーダーの役割はアイデア出しではなく、アイデアを出せる集団の育成

大抵、つまらい会議の原因は社長・上司です。
リーダーが一方的に喋ってばかりということが原因…とは言っても社長にも言い分があると思います。
「だって、ヤツらが積極的に発言しないからオレが頑張っているんじゃん」と。
確かにその通りだと思いますが、逆に言うとそれをするから社員は黙ってしまうんだよね。

その悪循環から抜け出すには?
一度、まっさらに戻して矯正することが大切だと考えます。
矯正とは、社長が喋らないこと。
具体的は、案や持論を出さないこと。
黙っているということですが、腕組み&目を閉じて…はご法度です。
心理的に安心できなくなるから(笑)
発言者を見て、嘘でもいいからウンウンと頷くことだと思います。

もしかしたら発言の口火を切る人が出ないかもしれません。
「沈黙…」
辛いですよね? 思わず社長が喋りたくなりますが、ここは辛抱です。
沈黙が辛いのは社員さんも同じだから、多くの場合、誰かが口火を切ります。
そこから少しづつ活性化していくと思います。

ゴールと制限時間を決めて、最後に出た結論を社長は尊重しなければいけません。
「集団の知恵を借りる」ということだから、集団が出した結論にケチをつけてはいけません。

修行かいな?(笑)

ただし、会議のあり方に関してはケチをつけても良いと考えます。
ただし個人にではなく「集団に」
「馴れ合っていた」「みんなが発言しやすいような場ではなかった」「限られた人しか発言しなかった」…と。

「事実として、そこに課題を置く」ということね。

それをどう考えるか?をみんなで話し合ってもらうことです。

最初のうちは社長が納得できる会議にはならないかも知れません。
でも、1年も2年もかかるわけではないから、こうすることが強いチーム、自律的に課題解決ができるチームを育てる一番の近道だと考えます。

それでは今日も素敵な1日を!

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米澤 晋也

米澤 晋也

1971年長野県生まれ。有限会社共和堂代表取締役
指示・命令をしなくても自ら考え行動する社員を育て、社長が掲げるビジョンに向かい1つになる組織を創る方法論「指示ゼロ経営」の実践組織Tao&Knowledgeを主宰する。
1人1人が自由に行動し、創造性を発揮しながらも調和する、Jazzのジャムセッションのような組織です。
特に2代目、3代目経営者が自分の組織を創るための実務を得意としています。

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