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その後の行動が変わる。活性化したミーティングにするための3つの要件

ミーティングには様々な種類があります。
報告会であったり、クレームなどの問題解決であったり、創造的な話し合いだったりと。
一番もったいないのは報告会です。
そんなものはメールで済んじゃいますよね?
せっかくリアルで頭脳が集まるのだから「三人寄れば文殊の知恵」が起きる時間にしないと勿体ないと思います。

今日は、創造的なミーティングにするためには何が必要か?ということを考えたいと思います。

ミーティング活性化の要件は「ゴール」「自由度」「参画」

僕は学生の頃、企業の会議はスーツを着たオジサンが脂ぎった顔で腕を組んで難しい顔をしているイメージがありました。
で、就職しても、家業を継ぎ取引先の会議に出ても、やっぱりイメージ通りでした。
会議が始まる前は普通に面白いオジサンたちが、始まった途端に表情が険しくなる(笑)
とても「これから会議だー!」ってワクワクするものじゃないんだよね。
これまで出た会議の中で創造的なものは1%くらいだと思います。

話し合われている内容も、とても未来を創造するものじゃない。
そもそも、その会議で何を得るのか?ゴールが明確になっていないものが多いと感じています。
とても勿体ない時間とエネルギーの使い方だと思います。

会議は意思決定のためにあると考えています。
会議が終わった時に、1人1人がワクワクした気持ちで「これをやるぞ!」と具体的なアクションアイデアを持って帰って欲しいですよね?

創造的な会議にするためには「ゴール」「自由度」「参画」が大切だと考えています。
「ゴール」は会議が終わった時に何を得ているのか?を明確にすることです。
「自由度」は、服装、席、発言など。
「参画」は一方的に聞くのではなく自分が発言するということ。

大体の会議って、同じメンツが同じ服で同じ席順で、同じ表情で黙って聞いているでしょ?
写真を撮って後で見ても、いつやった会議か区別がつかないですよね。

弊社の会議は1時間を超えることはありません。
時間になったら集まって、予め伝えられたゴールを確認して、司会者もいない状態で自由に進めていきます。
お茶やお菓子は食べ放題。
予定調和は一切ないので脱線することもありますが、ちゃんと後半にはJazzのジャムセッションのように最高の調和が生まれ、面白いアイデアがどんどん出ます。

「会議が楽しみ」「未来創造のための意思決定ができる」…そんな会議が最高だと思います。

会議は100%、そこに参加した人のためにある

先日、徳島県から7名の若手経営者が弊社に研修に来ました。
全員、新聞店の経営者、経営幹部です。
来た時は「業界の未来は暗い…」そんな話しから始まりました。
弊社の視察ツアーは変わっていて、僕が答を示すことはありません、というか出来ないのです。
その会社の正解はその会社しか知らないからです。
ただ、考える材料…弊社の事例や思考ツールだけ紹介して、それを元に考えていただくスタイルなのです。
不親切なように思えて、実は一番親切な方法だと考えています。

まずは「自由度」ですが、これは予め先方の事務局の方に「私服でお越し下さい」と伝えました。
もちろん席は自由です。

「ゴール設定」は「この視察が終わって会場を出る時に何を得ていたいですか?」と訪ねたら「新聞店が生き残る道…具体的な可能性を知りたい」と言いました。
その上で「参画」です。

ホワイトボードに、簡単な思考ツールを書き出しました。
今やっている商売を新しい業態に進化させるアイデア出しに使うものです。
とても簡単なので、1つか2つ事例を出せば理解できるものです。
そして「自分たちの商売で考えてみましょうか?」と言い、僕は後ろに引っ込みました。

どうなるか?
最初は、みんなお互いの顔を見てキョロキョロするのですが、1人が立ち上がりホワイトボードの前に立ちました。
この時点で僕のミッションは終了です。
最初はぎこちないのですが、1人が発言し、それに2人3人と乗ってくると、10分も立たないうちに全員が活発にアイデア出しをしていました。

一通りアイデア出しが終わったので、僕が「もう一度、別のテーマで出してみますか?」と言ったら、別の方が立ち上がり司会を始めました。
これが理想の会議だと考えます。
会議は100%、そこに参加した人のためにあります。
参加者が、会議終了後に何らかの意思決定ができる。

「ゴール」「自由」「参画」…この3つのキーワードで会議を構築すると、すごく活性化するはずです。

間違っても業務通達の時間にしないようにね!

それでは今日も素敵な1日をお過ごし下さい。

 

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米澤 晋也

米澤 晋也

1971年長野県生まれ。有限会社共和堂代表取締役
指示・命令をしなくても自ら考え行動する社員を育て、社長が掲げるビジョンに向かい1つになる組織を創る方法論「指示ゼロ経営」の実践組織Tao&Knowledgeを主宰する。
1人1人が自由に行動し、創造性を発揮しながらも調和する、Jazzのジャムセッションのような組織です。
特に2代目、3代目経営者が自分の組織を創るための実務を得意としています。

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